ค ม อหล กเกณฑ การบร หาร โครงการบร การว ชาการแก ส งคม

Transcription

1 ค ม อหล กเกณฑ การบร หาร โครงการบร การว ชาการแก ส งคม คณะมน ษยศาสตร และส งคมศาสตร มหาว ทยาล ยราชภ ฏกาแพงเพชร

2 หล กเกณฑ การบร หารโครงการบร การว ชาการแก ส งคม กระบวนการในการบร หารโครงการ หล งจากท โครงการได ร บอน ม ต จากอธ การบด แล ว โดยแบ งตามห วงเวลาในการด าเน น โครงการ เป น 3 ระยะเวลา ค อ 1) การปฏ บ ต งานก อนถ งว นด าเน นการ 2) การปฏ บ ต งานในว นท ด าเน นการ 3) การ ปฏ บ ต งานหล งจากดาเน นการแล วเสร จ นอกจากน แล ว ย งพบว า การดาเน นโครงการตามท ได ร บอน ม ต ไว แล ว น นอาจประสบ ป ญหาบางอย าง ทาให ไม สามารถดาเน นการต อไปได ตามแผนท วางไว จ งม การขอเปล ยนแปลง การดาเน นงานเก ดข น ด งน น เพ อให ผ ท ร บผ ดชอบโครงการได เข าใจถ งกระบวนการดาเน นงานในข นตอนต าง ๆ จ งแบ งการเสนอรายละเอ ยดออก เป น 4 ประเด นค อ 1. การปฏ บ ต งานก อนถ งว นด าเน นการ 2. การปฏ บ ต งานในว นท ดาเน นการ 3. การปฏ บ ต งานหล งจากดาเน นการแล วเสร จ 4. การขออน ม ต เปล ยนแปลงการดาเน นงาน 1. การปฏ บ ต งานก อนถ งว นดาเน นการ โดยท วไปการปฏ บ ต งานก อนถ งว นท ดาเน นการจะเป นการจ ดเตร ยมทร พยากรต างๆ ให พร อมต อการ ดาเน นการ ซ งผ ร บผ ดชอบโครงการแต ละคนอาจม การปฏ บ ต ท แตกต างก นออกไป แล วแต ขอบเขต/ล กษณะ ของโครงการ อย างไรก ตามในท น จะอธ บายถ งกระบวนการท วไปท ท กโครงการต องปฏ บ ต เหม อนก น ด งน ด านการเง น ส าหร บการเตร ยมการด านการเง นน น เป นการเตร ยมความพร อมข นต นหล งจากท ได ร บ อน ม ต โครงการแล วโดยม สาระท ผ ร บผ ดชอบโครงการต องร หร อต องดาเน นการค อ การขออน ม ต เบ กจ ายและการขออน ม ต ย มเง น เป นกระบวนการขออน ม ต เบ กจ ายเง นและหร อ การขออน ม ต ย มเง นตามท ได ร บอน ม ต เพ อใช ในการบร หารโครงการตามแผนท ก าหนดไว ซ งการขออน ม ต เบ กจ ายและการขออน ม ต ย มเง นจะดาเน นการได หล งจากท 1) โครงการได ร บอน ม ต งบประมาณประจาป งบประมาณ จากเง นนอกงบประมาณหร องบประมาณ แผ นด น 2) โครงการได ร บอน ม ต จากอธ การบด แล ว

3 โดยม แผนผ งการดาเน นงาน ด งน การขออน ญาตจ ดก จกรรมและการขออน ม ต ย มเง น บ นท กข อความเร ยน อธ การบด เร อง ขออน ญาตจ ดก จกรรมและ ขออน ญาตย มเง น บ ญช 3 ม ต แนบสาเนาโครงการ แนบส ญญาย มเง น ลงนามโดย ห วหน าโครงการหร อผ บ นท กขอ อน ญาตจ ดก จกรรม เสนอคณบด / รองคณบด ลงนาม คณะส งฝ ายธ รการ สาน กงาน อธ การบด ด านว สด อ ปกรณ สาหร บการเตร ยมความพร อมด านว สด อ ปกรณ น น หมายความถ ง การจ ดซ อจ ดจ าง ว สด อ ปกรณ การจ างเหมาบร การต าง ๆ เพ อให ได มาซ งอ ปกรณ หร อส งของท จาเป นต องใช ในการดาเน น โครงการ โดยการดาเน นงานด งกล าวเป นกระบวนการภายในของแต ละคณะ หน วยงาน ม เจ าหน าท พ สด เป น ผ ร บผ ดชอบในการจ ดหามาซ งว สด อ ปกรณ หร อบร การ เพ อให ผ ร บผ ดชอบโครงการได เห นภาพกระบวนการ ปฏ บ ต งาน จ งได นาเสนอข นตอน ด งน

4 ด านบ คลากร การเตร ยมความพร อมด านบ คลากร ในท น ค อว ทยากร หร อผ ท จะมาท าหน าท ในการ ให บร การ ว ชาการ โดยในการด าเน นงานจะต องเช ญว ทยากรท งท เป นบ คลากรภายในมหาว ทยาล ยหร อ บ คคลภายนอก เพ อใช เป นหล กฐานประกอบการเบ กจ ายค าตอบแทนว ทยากร ซ งม การด าเน นงานท ต อง ดาเน นการ ค อ 1. การทาหน งส อเช ญว ทยากร แนบโครงการ กาหนดการ 2. การเบ กจ ายค าตอบแทนว ทยากร จะต องเตร ยมเอกสารหล กฐาน ได แก 2.1 สาเนาบ ตรประจาประต วประชาชน / บ ตรข าราชการ 2.2 สาเนาหน งส อเช ญ ว ทยากร กาหนดการ โครงการ 2.3 กรณ ม ค าใช จ ายในการเด นทางไปราชการ จะต องจ ดท ารายงานการเด นทาง แนบ กากต วเคร องบ น ใบเสร จค าท พ ก 2.4 กรณ ม ค าใช จ ายในการเด นทางไปราชการ โดยว ทยากรใช พาหนะส วนต วเด นทาง จะต องจ ดท ารายงานการเด นทาง เช นเด ยวก น โดยเบ กจ ายค าน าม น ก โลเมตรละ 4 บาท ในกรณ น ต องแนบใบเสร จค าน าม นในว นท เด นทางด วย

5 หมายเหต หากใช งบประมาณเง นนอกงบประมาณ(บ.กศ. หร อ กศ.บป.) สามารถเบ กจ าย ค าตอบแทนว ทยากรให ก บบ คคลภายนอกได ไม เก นช วโมงละ 3,000 บาท

6 การจ ดการด านอาหาร อาหารว าง ในว นท ม การจ ดก จกรรมตามแผนงานท เสนอไว ผ ร บผ ดชอบ โครงการ อาจจ ดอาหารกลางว น อาหารว างและเคร องด ม สาหร บผ ร วมก จกรรม สาหร บข นตอนการ ดาเน นงานท เก ยวข อง ม ด งน 1. บ นท กแบบฟอร มเบ กค าใช สอย สาหร บจ ดอาหารว าง /อาหารกลางว น โดยระบ จานวน คน จานวนว น อ ตราค าอาหาร 2. แนบสาเนาโครงการและกาหนดการ 3. แนบใบลงนามผ เข าร วมประช ม (ต องม จานวนผ เข าร วมประช มตามจานวนท เบ ก)

7 การขออน ม ต ปฏ บ ต งานนอกเวลาราชการ เป นการขออน ม ต ให บ คลากรหร อเจ าหน าท ร บผ ดชอบ โครงการ ปฏ บ ต งานนอกเวลาราชการเพ อเตร ยมความพร อมในการด าเน นงานหร อในว นท ม การจ ดโครงการ เช น การปฏ บ ต งานของ พน กงานข บรถ เจ าหน าท จ ดเตร ยมเอกสาร สถานท เป นต น ม ข นตอนด งน 1. ทาบ นท กขออน ญาตปฏ บ ต งานนอกเวลาและขอให ฝ ายธ รการจ ดทาคาส ง โดยระบ ระบ ช อ ผ ปฏ บ ต งาน ระบ ว นท ท ปฏ บ ต งาน ระบ จานวนเง น และแหล งงบประมาณท ใช 2. เม อปฏ บ ต งานล วงเวลาแล ว ให บ นท กเบ กค าตอบแทนการปฏ บ ต งานนอกเวลา และให ผ ปฏ บ ต งานท กคนลงนามการปฏ บ ต งาน ตามแบบฟอร มของฝ ายการเง น 2. การปฏ บ ต งานในว นท ดาเน นการ ในว นท ดาเน นการฝ กอบรม ประช ม จ ดน ทรรศการหร อก จกรรมอ น ๆ ตามท ได กาหนดไว ในโครงการ จะม การปฏ บ ต งานท เก ยวข อง ด งน การลงทะเบ ยนร วมก จกรรม เป นการลงทะเบ ยนของผ เข าร บการฝ กอบรม / ผ ร วมโครงการ ซ งต อง ลงลายม อช อการเข าร วมก จกรรมในแต ละว น จนครบท กว นท จ ดก จกรรม โดยเอกสารน จะใช เป นหล กฐาน ประกอบการเบ กจ ายค าอาหารกลางว น ค าอาหารว างและเคร องด ม ตลอดจนเป นหล กฐานในการต ดตามและ ประเม นผลสาเร จของโครงการในระด บมหาว ทยาล ย โดยรายละเอ ยดในการลงทะเบ ยนของผ ร วมโครงการ ควรประกอบด วย 1. ช อห วข อเร อง / โครงการ / ก จกรรม ระบ ว น เวลา และสถานท จ ดโดย 2. ตารางลงช อ ประกอบด วย 2.1 ลาด บท 2.2 ช อ - นามสก ล 2.3 ช องลงนาม ระบ ช วงเวลา(เช า บ าย)

8 ต วอย าง 2.4 หมายเหต สาหร บใส หมายเลขโทรศ พท ต ดต อ / ท อย ลาด บท ช อ - สก ล รายช อผ ร วมโครงการ... ประจาป 2556 ว นท 29 ก มภาพ นธ 2556 ห องประช มพ ก ล อาคารคณะมน ษยศาสตร และส งคมศาสตร ช น 2 จ ดโดยคณะมน ษยศาสตร และส งคมศาสตร น น. เวลา น น. หมายเหต การจ ดการการเง น การจ ดการเร องการเง นน น ผ ร บผ ดชอบโครงการอาจไม ได ดาเน นการเอง อาจม เจ าหน าท การเง นหร อเจ าหน าท ของคณะ หน วยงาน เป นผ ช วยเหล อในการจ ายค าใช จ ายต าง ๆ ท เก ดข น รวมถ งอาจม การจ ายก อนหร อหล งการจ ดโครงการก ได ข นก บความสะดวกในการบร หารจ ดการของแต ละ หน วยงาน แต เพ อให ผ ร บผ ดชอบโครงการได ทราบกระบวนการและปฏ บ ต ได อย างถ กต อง จ งได เสนอ รายละเอ ยดด งน การจ ายค าตอบแทนว ทยากร ปกต ในการจ ดก จกรรมบร การว ชาการแก ส งคม / ส วนใหญ จะ ม การมอบค าตอบแทนแก ว ทยากร ท งน การมอบค าตอบแทนด งกล าวต องเป นไปตามหล กการท ได ขออน ม ต ไว ในข นตอนของการปฏ บ ต งานก อนถ งว นดาเน นการ ซ งหล กฐานการเบ กจ ายประกอบด วย 1) แบบฟอร มเบ ก ค าตอบแทนว ทยากร 2)ใบส าค ญร บเง นให ว ทยากรลงนามร บเง น 3) สาเนาบ ตรประจาต วประชาชน 4) หน งส อเช ญว ทยากร 5) โครงการ และ 6) กาหนดการ การจ ายค าเด นทางมาราชการของว ทยากร ในกรณ ท เช ญบ คคลจากภายนอกมาเป น ว ทยากรให ความร ต าง ๆ ผ ร บผ ดชอบโครงการสามารถมอบค าใช จ ายในการเด นทางมาราชการของว ทยากรได โดยค าใช จ ายท สามารถเบ กจ าย ได แก ค าพาหนะเด นทาง ค าพาหนะร บจ าง ค าท พ ก ส วนค าเบ ยเล ยงจะไม สามารถเบ กจ ายได เน องจากว ทยากรจะได ร บค าตอบแทนอย แล ว การจ ายค าอาหาร / อาหารว าง การเบ กจ ายค าอาหาร / อาหารว าง เป นส วนสาค ญท เก ยวข องก บ กระบวนการ 2 ข นตอน ค อ การขออน ม ต ในหล กการค าอาหาร / อาหารว าง ซ งด าเน นการในข น ก อนถ งว นปฏ บ ต งานและ การลงทะเบ ยนร วมก จกรรมท กล าวถ งข างต น เหต ท เก ยวข องก นเน องจากว า การขอ อน ม ต ในหล กการน นจะเป นการประมาณการล วงหน าว า ก จกรรมท จะจ ดข นน นจะม ผ เข าร วมโครงการก คน และจะต องม ค าใช จ ายในการจ ดการหาอาหาร สาหร บผ ร วมก จกรรมจานวนเท าไร ซ งจากเอกสารน ผ ร บผ ดชอบโครงการจะต องไม เบ กจ ายเก นกว าอ ตราท ขออน ม ต ไว ส วนในลงทะเบ ยนน นก จะเป นเอกสารย นย น ว า ม ผ เข าร วมก จกรรมตามท ได ขออน ม ต ค าอาหารไว จร ง ซ งต องม จานวนผ ลงนามเข าร วมประช มเท าก บ จานวนเง นท จะขอเบ กจ าย การประเม นผล เป นการประเม นผลเม อส นส ดการด าเน นโครงการ ซ งปกต จะใช แบบสอบถามเพ อ ประเม น ความพ งพอใจของผ ร บร การ ประเม นความร ท ได ร บ รวมถ งต องม การต ดตามประเม นการน าไปใช ท คณะจ ดเตร ยมไว ให ท งน เน องจากม ข อค าถามท ครอบคล มประเด นการประเม น ของหน วยงานท เก ยวข อง

9 อย างไรก ตาม หากผ ร บผ ดชอบโครงการต องการสอบถามประเด นอ น ๆ นอกเหน อจาก แบบสอบถามท ก าหนด ไว ก สามารถเพ มข อคาถามได 3. การปฏ บ ต งานหล งดาเน นการแล วเสร จ เม อเสร จส นการดาเน นงานตามท ได กาหนดไว ในโครงการแล ว ผ ร บผ ดชอบโครงการย งคงภาระท จะต องดาเน นงาน ต อไปอ ก 2 เร องค อ การรายงานผลการดาเน นงาน เม อผ ร บผ ดชอบโครงการได ดาเน นการเสร จส นตามว ตถ ประสงค ของ โครงการ แล ว ต องจ ดทารายงานผลการดาเน นงานเป นร ปเล มเพ อรายงานให มหาว ทยาล ยทราบ ม กาหนด ระยะเวลาภายใน 30 ว น น บจากว นท ดาเน นการแล วเสร จ โดยการจ ดทารายงานผลการดาเน นงาน ควร ประกอบด วยห วข อต าง ๆ ด งน ส วนท 1 รายละเอ ยดของโครงการท ได ร บอน ม ต ช อโครงการ หล กการเหต ผล ความสาค ญของโครงการ ว ตถ ประสงค ของการจ ดโครงการ ส วนท 2 รายละเอ ยดผลการดาเน นงาน กาหนดการดาเน นงาน (แบบละเอ ยด) ตามท ปฏ บ ต จร ง จานวนผ เข าร วมโครงการ พร อมพ มพ รายช อ - ท อย ท สามารถต ดต อได ร ปภาพ / เอกสารประกอบการดาเน นงาน / เอกสารท ได จากการดาเน นงาน ส วนท 3 การประเม นผลการดาเน นงาน ประเม นความพ งพอใจ ประเม นความร ท ได ร บ รวมถ งต องม การต ดตามประเม นการนาไปใช ของผ ร วมโครงการตามแบบประเม นท คณะกาหนด ประเม นความสาเร จของโครงการ โดยเปร ยบเท ยบก บต วช ว ดความสาเร จของโครงการ ท กาหนดไว ก บผลงานท เก ดข นจร ง ประเม นความสาเร จของโครงการ โดยเปร ยบเท ยบก บว ตถ ประสงค และผลท คาดว าจะได ร บของโครงการก บผลงานท เก ดข นจร ง ส วนท 4 ภาคผนวก เอกสารประกอบการด าเน นงาน อาท โครงการฉบ บท ได ร บอน ม ต สาเนาใบ ลงทะเบ ยน เป นต น การรายงานทางการเง น การรายงานทางการเง น ค อ การรวบรวมหล กฐานการใช จ ายงบประมาณ เพ อเสนอ ขออน ม ต เบ กจ ายต อผ บ งค บบ ญชาของหน วยงานในเบ องต น จากน นจ งน าส งให ก บมหาว ทยาล ยเพ อ ทาการตรวจสอบและ เสนออธ การบด ซ งผ ร บผ ดชอบโครงการต องด าเน นการให แล วเสร จภายใน 30 ว น น บ จากว นท ดาเน นการแล วเสร จ 4. การขออน ม ต เปล ยนแปลงโครงการ การขออน ม ต เปล ยนแปลงโครงการ หมายถ ง การขอเปล ยนแปลงรายละเอ ยดต าง ๆ ของโครงการ ตามท ได ร บอน ม ต ไว แล ว ซ งจะกล าวถ งการขออน ม ต เปล ยนแปลงท ผ ร บผ ดชอบโครงการม กจะดาเน นการ ค อ ขออน ม ต เปล ยนแปลงว นจ ดโครงการ การขออน ม ต เปล ยนแปลงว นจ ดโครงการ เป นการขออน ม ต เปล ยนแปลงว นท จะด าเน นโครงการจากท ระบ ไว ในโครงการท ได ร บอน ม ต แล ว ส วนใหญ เก ดจากเหต ผล การ เด นทางของว ทยากร ความไม พร อมของผ ร วมโครงการ การเก ดโรคระบาด ฤด กาล เป นต น

10 ขออน ม ต เปล ยนแปลงผ ร บผ ดชอบโครงการ การขออน ม ต เปล ยนแปลงผ ร บผ ดชอบโครงการ อาจ เก ดจากผ ร บผ ดชอบโครงการตามท ได ร บอน ม ต ให ดาเน นการน น ย ายท ปฏ บ ต งาน เด นทางไปราชการเป นระยะ เวลานานหร อเหต ผลด านภาระงานท ต องร บผ ดชอบมากข น ท งน เพ อให เก ดความต อเน องในการด าเน นงาน ผ ท จะร บผ ดชอบโครงการต อควรเป นผ ท ร วมร บผ ดชอบโครงการหร อร รายละเอ ยดแผนการด าเน นโครงการน น ต งแต ต น ขออน ม ต ขยายเวลาในการด าเน นโครงการ การขออน ม ต ขยายเวลาในการด าเน นโครงการ จะ ด าเน นการในกรณ ท ผ ร บผ ดชอบไม สามารถลงม อปฏ บ ต ตามแผนงานท เสนอไว ได ภายในป งบประมาณน น ๆ หร อด าเน นการแล วแต ไม แล วเสร จตามว ตถ ประสงค ของโครงการ จ าเป นต องขยายระยะเวลาในการด าเน น โครงการออกไปอ ก ขออน ม ต เปล ยนแปลงหมวดรายจ าย การขออน ม ต เปล ยนแปลงหมวดรายจ าย เป นการขออน ม ต เปล ยนแปลงรายละเอ ยดค าใช จ ายต าง ๆ จากท เคยเสนอไว ในโครงการ โดยเหต ท ต องขออน ม ต เปล ยนแปลง หมวดรายจ าย น น ม กจะเก ดจากรายการค าใช จ ายท ได ขออน ม ต ไว ไม สอดคล องก บค าใช จ ายท เก ดข นจร งจาก การด าเน นงาน ส งผลให เก ด ป ญหาในการรายงานด านการเง น ด งน น ผ ร บผ ดชอบโครงการจ งต องขออน ม ต เปล ยนแปลงหมวดรายจ าย ซ งการขออน ม ต เปล ยนแปลงหมวดรายจ ายน น ต องไม เก นกว างบประมาณท ได ร บ การจ ดสรรให ท งน การอน ม ต ขอเปล ยนแปลงหมวดราย จ าย อาจด าเน นการก อนหร อหล งจากปฏ บ ต งานตาม แผนแล วเสร จก ได ********************

11